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📑 Use Case · KI-System in der Praxis

KI im Vertragsmanagement – Use Case

VertragsWerk – Verträge verstehen. Fristen beherrschen. Risiken kennen.

VertragsWerk zeigt, wie ein RAG-basierter KI-Assistent das Vertragsmanagement automatisiert: von der Vertragsprüfung über die Klauselanalyse bis zur Risikobewertung. Dieser Use Case demonstriert den konkreten Aufbau eines KI-Systems für den Unternehmenseinsatz.

„Der Vertrag hat sich automatisch verlängert? Das wusste ich nicht!"

Verpasste Kündigungsfristen kosten Unternehmen jährlich Tausende Euro – und niemand hat den Überblick.

23%
Verpasste Kündigungsfristen
führen zu ungewollten Verlängerungen
45 Min
Suchzeit pro Vertragsanfrage
durchschnittlich in KMU
67%
Verträge ohne zentrale Ablage
liegen in E-Mails oder Ordnern
34%
Compliance-Risiken
durch unbekannte Vertragsklauseln

❌ Typische Probleme im Vertragsmanagement

📂
Verstreute Ablage
Verträge liegen in E-Mails, Ordnern, Schubladen – niemand weiß, wo alles ist.
Verpasste Fristen
Kündigungsfristen werden übersehen, Verträge verlängern sich ungewollt.
🔍
Keine Übersicht
Was steht eigentlich in unseren Verträgen? Welche Klauseln gelten?
😓
Manueller Aufwand
Stundenlange Suche nach Vertragsinhalten bei jeder Anfrage.

💡 Verträge hochladen – KI erledigt den Rest

Lade einen Vertrag als PDF hoch. Die KI extrahiert automatisch alle wichtigen Informationen und überwacht die Fristen.

📄 Was die KI aus Verträgen extrahiert

🏢Vertragspartner und Kontaktdaten
📅Laufzeiten und Kündigungsfristen
💰Vertragswert und Zahlungsbedingungen
⚙️Leistungsumfang und SLAs
⚠️Wichtige Klauseln und Risiken
🔄Verlängerungsoptionen

🤖 Was VertragsWerk automatisch erledigt

🔔Erinnert rechtzeitig an Kündigungsfristen
📊Zeigt alle Verträge im Dashboard
💬Beantwortet Fragen zu Vertragsinhalten
⚖️Vergleicht Vertragskonditionen
📈Analysiert Vertragskosten
🔍Findet relevante Klauseln sofort

🪄 Vom PDF zur strukturierten Vertragsdatenbank

So verwandelt die KI unstrukturierte Vertragsdokumente in durchsuchbares Wissen

📄
Schritt 1: PDF hochladen
Vertragsdokument ins System laden
📄PDF
Wartungsvertrag_TechService_2024.pdf
12 Seiten Vertragstext
DER TRANSFORMATIONSPROZESS
📄
PDF hochladen
🔍
Text erkennen
🧠
KI-Analyse
📋
Daten extrahieren
Aktionen anlegen
🚨
Kritische Frist verpasst!
Mietvertrag Büro: Kündigungsfrist war am 31.08.2024
📑24
Aktive Verträge
🚨1
Kritische Fristen
⚠️3
Bald fällig (90 Tage)
💰186.000 €
Gesamtwert/Jahr

📋 Vertragsübersicht

⚙️
Wartungsvertrag IT-Systeme
TechService GmbH
Kündigung bis
30.09.2025
Vertragswert
24.000 €/Jahr
Aktiv
🏢
Mietvertrag Büro Hauptstraße
Immobilien Müller KG
Kündigung bis
31.08.2024
Vertragswert
4.500 €/Monat
Kritisch
💻
Softwarelizenz CRM-System
CloudCRM Inc.
Kündigung bis
15.05.2025
Vertragswert
890 €/Monat
Warnung
📦
Rahmenvertrag Büromaterial
Office Express AG
Kündigung bis
31.05.2026
Vertragswert
~8.000 €/Jahr
Aktiv
⏱️
99%
Zeitersparnis Vertragssuche
📉
-90%
Weniger verpasste Fristen
2 Min
Erfassungszeit pro Vertrag

📊 Messbare Verbesserungen

BereichVorherMit VertragsWerkVerbesserung
Vertragssuche45 Min30 Sek99%
FristenüberwachungManuell/ExcelAutomatisch100%
Verpasste Fristen23%<2%90%
Vertragserfassung30 Min2 Min93%
👥

Für das Team

  • Sofortige Vertragsauskunft
  • Keine manuelle Suche mehr
  • Klare Zuständigkeiten
  • Automatische Erinnerungen
👔

Für die Geschäftsführung

  • Volle Kostentransparenz
  • Risiken im Blick
  • Keine bösen Überraschungen
  • Compliance gewährleistet
🏢

Für das Unternehmen

  • Kosteneinsparungen
  • Rechtssicherheit
  • Bessere Verhandlungsposition
  • Professionelles Auftreten

Interesse an VertragsWerk?

Lass uns gemeinsam schauen, wie VertragsWerk dein Vertragsmanagement verbessern kann.

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Adacor Solutions Team · solutions@adacor.com
Schulungsmaterial · Use Case: VertragsWerk·KI-Wissen Team·Aktualisiert: 22. Februar 2026
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